2017-2018 ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ - GİDEN ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ


 

 

Ön Başvuru yapan öğrencilerin sıralama puanlarına göre asil - yedek listesi oluşturulmuştur. Asil listeye giren öğrenciler ile hareketlilikten kendi imkânları ile (hibesiz) yararlanacağına dair dilekçelerini bölüm koordinatörlerine teslim eden (dilekçenin Fakülte/Yüksekokul/Enstitü kurul kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmiş olması gerekmektedir) yedek listesindeki öğrenciler;

 

  • Değişim Programları Ofisi tarafından yapılan oryantasyon programına katılır.

Oryantasyon bilgisine ilişkin duyuru, Ege Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı güncel duyurularında ilan edilecektir. Lütfen güncel duyuruları takip ediniz.

 

  • Staj yapılacak kurumdan alınan kabul mektubu Değişim Programları Ofisi’ndeki staj hareketliliğinden sorumlu yetkiliye elden teslim edilir. 

 

Kabul mektubunda öğrencinin adı, soyadı, bölümü, TC kimlik / YU numarası ve hangi tarihler arasında staj yapılacağının gün/ay/yıl şeklinde belirtilmesi ve yapacağı stajın içeriğinin kısaca yazılması gerekir. Kabul mektubu kurumun antetli kağıdında imzalı ve mühürlü olmalıdır. Staj yapılacak tarih aralığı haftasonu dâhil minimum 60 gün olmak zorundadır. (bkz: staj hareketliliği/kullanılan belgeler =>hesaplama aracı)

 

Ofise kabul mektubunun fotokopisinin teslim edilmesi yeterlidir ancak vize başvurusu esnasında ilgili ülke Konsolosluğunun/Elçiliğinin orijinal belge istemesi halinde karşı kurum ile irtibata geçiniz.

 

Kabul mektubunun temin edilmesinin ardından Değişim Programları Ofisi’ne teslim edeceğiniz dilekçe karşılığında (bkz: staj hareketliliği => kullanılan belgeler) size talebiniz doğrultusunda vize yazısı hazırlanacaktır. Yazı içeriğinde asil öğrenci iseniz alacağınız hibe bilgisi de yer alacaktır. Hareketlilikten hibesiz yararlanacak öğrenciler için de aynı yazı hazırlanacaktır ancak yazıda hibe bilgisi yer almayacaktır.

 

  • 1 adet güncel transkript belgesi (seçim sonuçları ilan edildikten sonra düzenlenmiş ve imzalı-mühürlü) Değişim Programları Ofisi’ndeki staj hareketliliğinden sorumlu yetkiliye elden teslim edilir.

 

  • Elektronik ortamda doldurulan Ege Üniversitesi Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği Bilgi Formu (bkz: staj hareketliliği => kullanılan belgeler) Değişim Programları Ofisi’ndeki staj hareketliliğinden sorumlu yetkiliye elden teslim edilir.

 

  • Lisansüstü öğrenciler için “Enstitü İzin Belgesi” ve kadrolu öğrenciler için “Görevlendirme Belgesi”

 

Lisansüstü öğrencilerin yurt dışına çıkmadan önce bağlı bulundukları Enstitüye dilekçe ile bilgi vererek Erasmus+ programı ile yurt dışında çalışma yapacaklarını belirtmeleri gerekmektedir. Bu öğrencilere ait izin belgesi ilgili Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile Değişim Programları Ofisi’ne iletilecektir.


Ege Üniversitesi’nde kadrolu olan lisansüstü öğrenciler  Personel Daire Başkanlığı’ndan “Resmi Görevlendirme Belgesi” alarak bu belgenin bir kopyasını Değişim Programları Ofisi’ne teslim edeceklerdir.

 

  • Staj hareketliliği için öğrenim anlaşması (learning agreement for traineeships) belgesi:

Bölüm koordinatörü ile birlikte hazırlanan 1 adet Staj Hareketliliği için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) belgesi (bkz: staj hareketliliği => kullanılan belgeler), karşı kurum imzası ve mührü, öğrenci ve koordinatör imzasının tamamlanmasının ardından Fakülte/Yüksekokul/Enstitü yönetim kurulu kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na iletilir. Değişim programları ofisi tarafından akademik koordinatör imzasının tamamlatılmasının ardından, belge staj hareketliliğinden sorumlu yetkili tarafından öğrenciye teslim edilir. Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) belgesi karşı kurum tarafından imzalanmayan öğrenciler hareketlilik gerçekleştiremezler.

 

  • Pasaport, Vize ve Kalacak Yer İle İlgili İşlemler:


25 yaş altı öğrenciler öğrenci belgesi ile Emniyet Müdürlüğüne başvuru yapabilirler.
(bkz: https://www.nvi.gov.tr/hakkimizda/projeler/pasaport-bilgi) 
25 yaş ve üstü öğrencilerin pasaport harcından muaf olabilmeleri için Değişim Programları Ofisi’nden pasaport harcı muafiyet yazısı almaları gerekmektedir. Yazı, öğrencinin dilekçesi üzerine hazırlanacaktır (bkz: staj hareketliliği => kullanılan belgeler).



Staj süresi 3 ay ve daha az olan öğrenciler, varsa yeşil pasaportlarını kullanabilirler. Yeşil pasaport başvurusu yapmak için ofisten herhangi bir belge alınmayacaktır; gerekli işlemler için Emniyet Müdürlüğü ile görüşülmesi gerekmektedir. 3 ay üzerinde hareketlilikten yararlanmak isteyen yeşil pasaport sahibi öğrencilerin ise vize/oturma izni başvurusunda bulunmaları gerekmektedir. Yeşil pasaportla yurt dışına çıkış yapacak öğrencilerin pasaport kopyalarını ibraz etmeleri yeterlidir.
Hizmet pasaportu ile yurt dışına çıkış yapmak isteyen kadrolu öğrencilerin Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı ile irtibata geçmesi gerekmektedir.


Pasaport, vize işlemleri ve kalacak yeri ayarlama ile ilgili sorumluluk öğrenciye aittir.

 

Not:  İngiltere’de staj hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin aşağıdaki belgeleri hazırlayarak Değişim Programları Ofisi’nde staj hareketliliğinden sorumlu yetkili ile irtibata geçmeleri gerekmektedir.
•             Staj için Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) (Tüm imzalar ve mühürler  tamamlanmış)
•             Kabul Mektubu
•             Ege Üniversitesi Staj Hareketliliği Confirmation Belgesi (Değişim Programları Ofisi’ne teslim edilecek dilekçe (bkz: kullanılan belgeler) karşılığında hazırlanacaktır.)
•             Pasaportunuzun dış kapak dâhil tüm sayfalarının, sırayla taranmış olarak tek pdf dosyası şeklinde kopyası
•             Transkript (İngilizce)
•             Tier 5 CoS Application Form (bkz: kullanılan belgeler)
•             Sabıka Kaydı (İngilizce)

 

Bu belgelere ilaveten başka bir belge temin edilmesi gerekiyorsa, öğrenci mutlaka gerekli araştırmayı yapıp eksik belgelerini tamamlamakla yükümlüdür. CoS numarası için gereken belgeler British Council'e Değişim Programları Ofisi’nde staj hareketliliğinden sorumlu yetkili tarafından iletilecektir. Cos Numarası British Council tarafından Değişim Programları Ofisine bildirilecektir. Cos numarasının öğrenciye iletilmesinin ardından vize başvurusu için yapılması gereken işlemler öğrencinin sorumluluğundadır.

 

  • Sigorta Poliçesi Fotokopisi

Sigorta poliçesi kapsamında;
-Genel Sağlık Sigortası,
-Mesuliyet (sorumluluk) Sigortası
-Ferdi Kaza Sigortası
teminatlarının olması zorunludur. Teminat açısından eksik olan poliçeler Değişim Programları Ofisi tarafından kabul edilmeyecektir.

 

  • Halkbankası Bornova Şubesi Euro Hesap Cüzdanı Fotokopisi


Halkbankası Bornova Şubesi dışında Euro hesabı bildiriminde bulunan öğrencilerin banka masraf kesintileri öğrencilere tahsis edilecek hibeden kesileceğinden, Halkbankası  Bornova şubesi dışında hesap bildiriminde bulunan öğrencilerden hibe sözleşmesi esnasında kesintiyi kabul ettiklerine ilişkin dilekçe alınacaktır.

 

  • Çevrimiçi Online Dil Desteği – Online Linguistic Support (OLS)

 

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır.
Çevrimiçi Dil Desteği, Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence ve Slovakça dillerinde sunulmaktadır. Yurtdışı hareketlilik faaliyetlerini bu dillerde gerçekleştirecek öğrenciler bu sisteme tâbidir. Ancak bu dillerde faaliyet gerçekleştirecek öğrenciler arasında faaliyet gerçekleştirecekleri dil kendi ana dili olan öğrenciler için çevrimiçi dil desteği uygulanmaz.

Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin girmekle yükümlü olduğu sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir:

 

- Zorunlu Sınavlar
Staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, OLS sistemi üzerinden sınav olurlar. Sınav, öğrencinin gittiği kurumda staj faaliyetini gerçekleştireceği dilde yapılır.

 

Vizenin alınmasının ardından Değişim Programları Ofisi’ndeki staj hareketliliğinden sorumlu yetkili tarafından hareketlilikten yararlanacağı kesinleşen tüm öğrenciler için OLS sistemine veri girişi yapılacaktır. Veri girişi yapılan öğrencilere sistem üzerinden otomatik olarak e-mail yönlendirilecektir. Bu e-mail üzerinden öğrenciler kendi oluşturacakları şifre ve profil bilgisi aracılığıyla OLS sınavını yapabileceklerdir. OLS sınav tarihleri, öğrencilerin profil oluştururken belirttikleri staj aralığı tarihine göre sistem tarafından otomatik olarak atanmaktadır. Döndükten sonra yapılması gereken sınav için sistem üzerinden öğrencilere otomatik olarak e-mail yönlendirilecektir. Değişim Programları Ofisi’ndeki staj hareketliliğinden sorumlu yetkili, sınavı almanız için başka bir işlem yapmayacaktır.


Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar, öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Zorunlu olduğu halde bu sınavları almayan öğrencilerin hibelerinde 2017 Ka1 Yükseköğretim Kurumları için El Kitabı’nın II.8. Maddesindeki hükümlere göre kesinti yapılır. OLS sınavlarını tamamlamayan öğrencilerin hibelerinde %5 oranında kesinti yapılacaktır. Mücbir sebep halleri saklıdır.
Sınav sonuçları yalnızca öğrenci ve öğrenciyi gönderen yükseköğretim kurumu tarafından görülebilir.

 

- İsteğe Bağlı Dil Kursları
Dil sınavına girdikten sonra öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde veya yükseköğretim kurumlarının önerisiyle, faaliyetlerine başlamadan önce kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler.
Zorunlu dil sınavı sonuçları B2 ve üzerinde olan öğrenciler, isteklerine bağlı olarak, gittikleri ülkenin dilinde çevrimiçi dil kursundan yararlanabilirler. Dil kursu süresi faaliyet süresine göre belirlenir.

 

  • Hibe Sözleşmesinin İmzalanması

 

Tüm belgelerin tamamlanmasının ardından Değişim Programları Ofisi’nde staj hareketliliğinden sorumlu yetkiliden hibe sözleşmesi için randevu alınması gerekmektedir. Belirtilen randevu günü ve saatinde sözleşme imzalanmaması durumunda, yeniden randevu alınması zorunludur.


Hibe sözleşmesinin taraflarca imzalanmasının ardından 30 takvim günü içerisinde hibenin %80’i öğrencilerin hesabına aktarılacaktır.

Ege Üniversitesi’nde öğrencilerin öğrencilik haklarının devam etmesi için katkı payının (yatırması gerekenler) yatırılması ve yurt dışında kalınan süreye denk gelmesi halinde boş kayıt yaparak kayıt yenileme işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

 

Erasmus+ öğrencisi olarak seçilmiş olmasına rağmen farklı nedenlerden dolayı yurt dışına gidilememesi halinde, mutlaka Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Değişim Programları Ofisine bilgi verilmesi ve feragate ilişkin dilekçenin (bkz: kullanılan belgeler) bölüm koordinatörüne teslim edilerek dilekçenin Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Yönetim Kurul Kararı ile Değişim Programları Ofisi’ne iletilmesi sağlanmalıdır.


26-30 Mart 2018 tarihleri arasında feragat için bölümlere bildirimde bulunulmaması halinde, öğrencinin daha sonraki herhangi bir Erasmus+ hareketliliği başvurusundan 10 puan düşülecektir.

 

ÖNEMLİ NOT: Hareketlilik dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri 28 Şubat 2019 tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemez.